Déplacement professionnel à l’étranger : quelles sont les obligations de l’employeur ?

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Les voyages d'affaires professionnels à l'étranger sont courants dans le monde du travail. Il peut s'agir de réunions avec des partenaires commerciaux, de conférences ou de missions à l'étranger. Toutefois, les déplacements professionnels peuvent présenter des défis en matière de santé pour les employés. L'employeur a donc des responsabilités envers ses collaborateurs et ses collaboratrices. Quelles sont ces responsabilités ? Quels sont les examens médicaux et les formalités pour la personne salariée ? Comment fonctionne la couverture santé à l'étranger ? Nos conseillers vous apportent les réponses utiles pour un déplacement professionnel à l'étranger serein et cadré.
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Déplacement pro à l’étranger : réglementation

Les déplacements pour le travail, en France comme à l’étranger sont soumis à la réglementation.

La réglementation du travail en déplacement

Les déplacements professionnels, également appelés voyages d’affaires, englobent tous les déplacements effectués dans le cadre du travail. Ils peuvent avoir lieu en France, comme à l’étranger.

La législation établit une distinction en fonction de la durée du voyage professionnel. Pour un « déplacement professionnel », la mission ne dépasse pas 24 heures. Le « voyage d’affaires » est réservé aux missions de plus longue durée.

Les déplacements professionnels sont une composante courante du travail d’un salarié. Cependant, ils sont soumis à certaines limites :

  • Un voyage d’affaires ne peut pas excéder 90 jours consécutifs.
  • Sur une année, le total des jours passés à l’étranger ne peut pas dépasser 180 jours.

À noter : une expatriation nécessite la rédaction d’un avenant au contrat de travail.

 

Les obligations de l’employeur

La santé est un enjeu pour les entreprises. D’ailleurs, selon l’article L.4121-1 du Code du travail, l’employeur doit assurer la sécurité et prendre soin de la santé mentale et physique des travailleurs. Ainsi, pour un déplacement professionnel à l’étranger, et en plus de proposer une mutuelle d’entreprise, l’employeur doit souscrire une assurance voyage professionnelle pour ses employés.

Afin de ne pas avoir d’impact sur la vie personnelle du salarié, l’employeur doit respecter un délai de prévenance. Il doit informer le salarié de son voyage professionnel, dans un délai raisonnable. Ce délai est d’au minimum 48 heures, parfois plus si la mission est lointaine.

Dans certains cas, une clause de déplacement professionnel est inscrite au contrat. Elle doit toujours préciser le secteur géographique.

L’employeur doit se renseigner sur les conditions sanitaires et géopolitiques du pays où se déroule la mission et en informer son employé. Puis, il doit informer la Sécurité sociale de la mission professionnelle à l’étranger, via le Cerfa n° 60-3551. Enfin, il doit souscrire une assurance voyage à l’étranger, afin de garantir une couverture supplémentaire adaptée.

 

Préparation du collaborateur en déplacement

Avant un voyage professionnel à l’étranger, vous devez vous assurer de plusieurs points.

Aider un salarié avant son déplacement à l’étranger vise à garantir sa sécurité et son bien-être pendant son séjour. En amont du voyage, voici les points à vérifier :

  • Vaccinations et immunisations nécessaires. Vérifiez les recommandations en matière de vaccinations et d’immunisations pour le pays ou la région de destination. Certaines destinations peuvent exiger des vaccins spécifiques pour prévenir des maladies telles que la fièvre jaune, la typhoïde ou l’hépatite. Donnez des recommandations précises sur les vaccinations nécessaires à votre salarié.
  • Examens médicaux préalables. Dans certains cas, il peut être recommandé que la personne se soumette à des examens médicaux avant son départ. Ces examens permettront de s’assurer qu’elle est en bonne santé pour voyager. Cela permet de prévenir tout risque médical qui pourrait être exacerbé par le voyage.
  • Sécurité à l’étranger. Si la mission se déroule dans un pays à risques, la personne en déplacement doit s’inscrire sur le site Ariane. Ce portail du ministère des Affaires étrangères donne toutes les informations pertinentes concernant un pays donné.
  • Contacts d’urgence. Assurez-vous que votre salarié en déplacement a les coordonnées des services médicaux d’urgence locaux. La personne doit aussi avoir les coordonnées de votre entreprise et de votre assureur. Il est crucial que le salarié sache qui contacter en cas d’urgence lors de son déplacement.

 

La couverture santé à l’étranger

Lorsqu’il s’agit de garantir la santé à l’étranger, l’assurance voyage professionnel offre de nombreux avantages, aussi bien pour l’employé que pour l’entreprise.

Pour faire face à un accident, qu’il soit léger ou grave, il est nécessaire que l’employeur souscrive une assurance voyage professionnel. Il s’agit d’une complémentaire qui s’adapte au mieux aux besoins de l’employé et de l’entreprise. Prenez en compte ces différents éléments :

  • Les frais médicaux de certains pays sont exorbitants, comparés à la prise en charge par la Sécurité sociale, en France. Renseignez-vous au préalable ;
  • Une assistance au rapatriement en cas de maladie, d’accident ou d’événement grave ;
  • Une assistance juridique, une assistance en cas de décès (comprenant le rapatriement du corps et les frais funéraires), et la possibilité pour un proche de se rendre au chevet du salarié en cas d’hospitalisation ;
  • Une couverture responsabilité civile à l’étranger et la prise en charge des dommages aux bagages.

Pour l’employé, cette complémentaire lui procure la tranquillité d’esprit en voyageant à l’étranger, sachant qu’il est couvert en cas de problème de santé imprévu. Elle offre la possibilité de bénéficier de soins de santé de qualité, et d’assistance si nécessaire. Cela permet à l’employé de se concentrer sur sa mission professionnelle sans avoir à s’inquiéter de sa santé ou de ses finances.

Pour l’entreprise, une assurance voyage professionnel offre une protection à ses employés en mission à l’étranger. Cela permet également de prévenir les coûts supplémentaires liés à une urgence médicale à l’étranger, comme les frais d’hospitalisation en cas d’accident ou de maladie soudaine.

 

La couverture maladie d’un travailleur détaché à l’étranger

En mission à l’étranger, un employé est toujours affilié au régime de la Sécurité sociale. Toutefois, dans certains cas, les soins ne sont pas remboursés.

Quand une entreprise basée en France envoie ses salariés pour une mission temporaire à l’étranger, on parle de travailleurs détachés à l’étranger. En ce qui concerne la couverture maladie d’un travailleur détaché à l’étranger, elle varie selon la destination :

  • Si la mission se déroule sur le territoire d’un état membre de l’Union européenne (UE), de l’Espace économique européen (EEE), en Suisse, ou dans un pays ayant conclu une convention de Sécurité sociale avec la France : la personne détachée reste affiliée au régime de protection sociale français. Elle est protégée par la mutuelle santé de son entreprise.
  • Si la mission se déroule dans un pays qui n’a pas signé de convention de Sécurité sociale avec la France, la personne est affiliée à la fois au régime français de Sécurité sociale et à celui du pays de détachement.

Attention : dans certains pays, les soins peuvent être très chers. C’est pourquoi il est recommandé de souscrire un contrat d’assurance santé complémentaire pour garantir un bon remboursement.

 

Gestion des situations d’urgence médicale à l’étranger

Une urgence médicale peut survenir lors d’un déplacement professionnel à l’étranger. Mieux vaut s’y préparer.

Système de santé spécifique, barrière de la langue, gérer une urgence médicale à l’étranger d’un collaborateur peut s’avérer délicat. En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité de fournir une assistance immédiate et appropriée. Voici nos conseils afin d’anticiper une urgence :

  • Prévoyez une fiche de santé de votre salarié qui récapitule son check-up médical en amont du voyage. La fiche comporte nom, prénom, date de naissance, nationalité, allergies alimentaires et médicamenteuses, maladies et problèmes de santé, groupe sanguin, contact d’urgence (nom, numéro de téléphone) ;
  • Donnez à votre collaborateur le n° d’urgence du pays, sur support numérique et papier. De la même façon, demandez-lui de prévoir un contact personnel en cas d’urgence ;
  • Commandez la Carte européenne d’assurance maladie (CEAM), pour un déplacement en Europe.

Lorsqu’un employé est en déplacement professionnel à l’étranger, la santé et la sécurité doivent rester des priorités pour son employeur. Chez M Comme Mutuelle, nous comprenons l’importance de la santé des travailleurs en déplacement et nous nous engageons à offrir des solutions d’assurance santé adaptées aux besoins des entreprises et de leurs collaborateurs.

 

Agenda M comme Mutuelle

Stimulez votre mémoire à Saint-Omer le 12 avril

Vendredi 12 avril, M comme Mutuelle vous propose un atelier pour prendre soin de vos neurones et stimuler votre mémoire avec notre partenaire DYNSEO.
Au programme : - Jeux cognitifs et culturels sur tablette (matériel fourni) - Conseils personnalisés pour préserver votre mémoire - Une surprise vous attend à la suite de l'atelier. Rendez-vous dans votre agence M comme Mutuelle de Saint-Omer, 32 rue des Clouteries. Inscrivez-vous !

Stimulez votre mémoire à Dunkerque le 16 avril

Mardi 16 avril, M comme Mutuelle vous propose un atelier pour prendre soin de vos neurones et stimuler votre mémoire avec notre partenaire DYNSEO.
Au programme : - Jeux cognitifs et culturels sur tablette (matériel fourni) - Conseils personnalisés pour préserver votre mémoire - Une surprise vous attend à la suite de l'atelier. Rendez-vous dans votre agence M comme Mutuelle de Dunkerque, 5 rue Clémenceau. Inscrivez-vous !

Stimulez votre mémoire à Lille le 18 avril

Jeudi 18 avril, M comme Mutuelle vous propose un atelier pour prendre soin de vos neurones et stimuler votre mémoire avec notre partenaire DYNSEO.
Au programme : - Jeux cognitifs et culturels sur tablette (matériel fourni) - Conseils personnalisés pour préserver votre mémoire - Une surprise vous attend à la suite de l'atelier. Rendez-vous dans votre agence M comme Mutuelle de Lille, 118 rue nationale. Inscrivez-vous !

Stimulez votre mémoire à Rouen le 26 avril

Vendredi 26 avril, M comme Mutuelle vous propose un atelier pour prendre soin de vos neurones et stimuler votre mémoire avec notre partenaire DYNSEO.
Au programme : - Jeux cognitifs et culturels sur tablette (matériel fourni) - Conseils personnalisés pour préserver votre mémoire - Une surprise vous attend à la suite de l'atelier. Rendez-vous dans votre agence M comme Mutuelle de Rouen, 91 rue Jeanne-d'Arc. Inscrivez-vous !