Mutuelle collective : quelles formalités à l’embauche d’un nouveau salarié?

Votre entreprise se développe et vous recrutez ? M comme Mutuelle vous guide pour effectuer vos démarches concernant la mutuelle collective.

frederic-brissard-m-comme-mutuellePar Frédéric Brissard, Responsable de Secteur Entreprise M comme Mutuelle

 

 

Depuis maintenant 1 an, toute entreprise se doit de proposer une mutuelle collective à ses salariés. Lorsque vous recrutez un collaborateur, certaines procédures sont désormais indispensables pour répondre à vos obligations d’employeur. Les voici en détail.

 

1. Informez le salarié à son arrivée

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’informer le nouveau salarié sur le contrat collectif mis en place dans l’entreprise.

Lors de son premier jour de travail, remettez à votre nouveau collaborateur la Notice d’information du contrat santé collectif. Celle-ci précise les garanties, les modalités d’entrée en vigueur, mais également les exclusions relatives à la mutuelle collective.

Le bulletin d’adhésion à la mutuelle doit lui être remis ce même jour. Pour ce faire, vous pouvez soit utiliser la version papier du bulletin d’affiliation individuel M comme Mutuelle, soit utiliser notre portail d’affiliation en ligne. C’est la solution idéale pour simplifier vos démarches et celles de vos salariés.

Les employeurs ayant mis en place leur contrat de santé collective par DUE (décision unilatérale de l’employeur) doivent de plus, remettre à chaque salarié un document avec la DUE et les dispositions obligatoires, puis conserver le justificatif de remise des écrits aux salariés (LRAR, décharge de remise en mains propres) afin de bénéficier de l’exonération de charges sociales de l’URSSAF.

 

2. L’affiliation du salarié en pratique

Pour s’affilier, chaque nouvel employé devra remplir le bulletin individuel d’adhésion et nous transmettre les pièces justificatives : copie de l’attestation d’Assurance maladie pour chaque bénéficiaire, RIB (relevé d’identité bancaire), justificatifs pour les ayants droits éventuels, …

 

L’adhésion en ligne sur le portail M comme Mutuelle permet aussi bien au salarié qu’à l’employeur de faciliter ces démarches :

Pour vous, employeur, l’affiliation des salariés se pilote directement sur votre interface en ligne.
Vous contrôlez en temps réel l’avancement de l’affiliation.
Plus besoin de formulaire papier à récupérer.
On s’occupe de tout pour vous en direct avec vos salariés.
Vous disposez d’une vue d’ensemble de votre effectif, avec la liste des non affiliés, pour les cas de dispense notamment.

La gestion de la mutuelle collective devient simple, rapide, et intuitive.

 

Quant au salarié, il accède à une interface en ligne personnalisée depuis son ordinateur. Il peut ainsi compléter son bulletin d’affiliation de chez lui s’il le souhaite. Après avoir renseigné ses informations personnelles et choisi les options éventuelles de son contrat, il validera son adhésion pour être immédiatement enregistré.
L’adhésion à la mutuelle devient simple et intuitive. L’affiliation en ligne lui permettra en outre de recevoir sa carte de tiers payant dans des délais réduits.

 

 

3. Les cas de dispense d’adhésion

Dans certaines conditions, un salarié peut être dispensé d’adhérer au contrat santé collectif.

Lorsque le salarié a la volonté d’être dispensé de l’adhésion au contrat santé collectif, sa situation doit correspondre à l’un des cas prévus dans l’acte juridique de mise en place de la mutuelle collective dans votre entreprise.

 

Charge à lui de produire une demande par écrit ainsi que de fournir, si nécessaire, les justificatifs de dispense.
Ces documents sont à conserver par l’entreprise puisqu’ils pourront être demandés en cas de contrôle URSSAF.

 

A noter, pour certains cas de dispenses, la demande écrite est à renouveler chaque année.

 

 

 

Bon à savoir ! Rappel de la procédure à la sortie d’un salarié de l’entreprise

Une fois votre entreprise passée à la DSN (Déclaration Sociale Nominative) et votre logiciel de paie paramétré avec les références M comme Mutuelle, la DSN se substituera à la démarche de déclaration de radiation d’un salarié lorsqu’il quittera l’entreprise.

Vous n’avez plus qu’à signaler le jour de fin de contrat du salarié lorsque vous déposez la DSN sur le portail Net Entreprise au jour de la paie. Les informations de fin de contrat seront directement intégrées à notre système de données.

 

Une question ? Besoin d’un conseil ? Nos experts M comme Mutuelle vous accompagnent au quotidien dans l’intérêt de l’entreprise et du collaborateur. Prenons contact !

Agenda M comme Mutuelle

  • 23 septembre 2022 – Balade en trike à Dunkerque

    Une heure de balade en trike pour découvrir Dunkerque. Encadrée par un moniteur cycliste, une promenade d’1 heure sur ce vélo à 3 roues vous permettra de découvrir les bienfaits d’une activité physique douce, bonne pour votre santé et pour la planète ! Inscrivez-vous ici. 
  • 22 septembre 2022 – Balade en trike à Lille

    Une heure de balade en trike pour découvrir Lille. Encadrée par un moniteur cycliste, une promenade d’1 heure sur ce vélo à 3 roues vous permettra de découvrir les bienfaits d’une activité physique douce, bonne pour votre santé et pour la planète ! Inscrivez-vous ici. 
  • 16 septembre 2022 – Balade en trike à Saint-Omer

    Une heure de balade en trike pour découvrir Saint-Omer.  Encadrée par un moniteur cycliste, une promenade d’1 heure sur ce vélo à 3 roues vous permettra de découvrir les bienfaits d’une activité physique douce, bonne pour votre santé et pour la planète ! Inscrivez-vous ici.   
  • Bilan de forme le 24 juin à Rouen

    Vendredi 24 juin 2022, venez tester votre niveau de forme !

    Votre agence M comme Mutuelle de Rouen vous invite à un bilan de forme encadré par un coach professionnel Eté indien® formé en activité physique adaptée.

    Au programme : en 45 minutes maximum, en groupe de 6 à 8 personnes, vous aurez 6 exercices à réaliser pour mesurer votre équilibre, endurance, force musculaire, force de préhension, souplesse…

    Vous avez entre 60 et 79 ans, Inscrivez-vous ici. 
  • Bilan de forme le 16 juin à Douai

    Jeudi 16 juin 2022, venez tester votre niveau de forme !

    Votre agence M comme Mutuelle de Douai vous invite à un bilan de forme encadré par un coach professionnel Eté indien® formé en activité physique adaptée.

    Au programme : en 45 minutes maximum, en groupe de 6 à 8 personnes, vous aurez 6 exercices à réaliser pour mesurer votre équilibre, endurance, force musculaire, force de préhension, souplesse…

    Vous avez entre 60 et 79 ans, Inscrivez-vous ici.   
  • Le 10 juin, dépistage auditif à Calais

    Vendredi 10 juin, prenez 15 minutes pour profiter d’un dépistage auditif gratuit dans votre agence M comme Mutuelle de Calais.

    89 Bd la Fayette, 62100 Calais

    Inscrivez-vous ici. 

     
  • Le 23 juin, webinaire – préservez votre santé mentale

    Jeudi 23 juin de 12h à 13h

    Un Français sur cinq a été, est ou sera concerné par un trouble psychique au cours de sa vie.

    Au programme :

    • La santé mentale, une composante essentielle de la santé
    • Les trois dimensions de la santé mentale
    • Quand le travail fait souffrir
    • Quelques idées reçues sur le mal-être au travail
    • Qui pour nous aider ?
    • Bien utiliser la e-santé et la téléconsultation
    Replay disponible pour les inscrits Inscrivez-vous en cliquant ici  
  • Le 21 juin, webinaire pour relever les défis visuels de notre vie numérique

    Mardi 21 juin de 12h à 13h

    Adoptez les bons gestes pour préserver votre santé visuelle et prenez conscience des défis visuels de notre vie numérique.

    Au programme :

    • Quels verres choisir ?
    • Palming : prendre soin de ses yeux.
    • Comment prévenir la fatigue visuelle ?

    En bonus : un outil de dépistage à faire chez vous offert

    Replay disponible pour les inscrits. Inscrivez-vous ici. 
  • Le 20 mai, une marche à Saint-Omer

    Réservez votre matinée ! Votre agence M comme Mutuelle de Saint-Omer vous invite à une marche-santé encadrée par un coach professionnel Eté indien® formé en activité physique adaptée. Au programme : à partir de l’agence, une marche d’1 heure ponctuée d’exercices, un parcours simple qui vous fera (re)découvrir les beaux sites de Saint-Omer, et une collation à votre retour à l’agence. Inscrivez-vous en cliquant ici