Mutuelle collective : quelles formalités à l’embauche d’un nouveau salarié?

Votre entreprise se développe en 2017 et vous recrutez ? M comme Mutuelle vous guide pour effectuer vos démarches concernant la mutuelle collective.

frederic-brissard-m-comme-mutuellePar Frédéric Brissard, Responsable de Secteur Entreprise M comme Mutuelle

 

 

Depuis maintenant 1 an, toute entreprise se doit de proposer une mutuelle collective à ses salariés. Lorsque vous recrutez un collaborateur, certaines procédures sont désormais indispensables pour répondre à vos obligations d’employeur. Les voici en détail.

 

 

 

 

1. Informez le salarié à son arrivée

 

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’informer le nouveau salarié sur le contrat collectif mis en place dans l’entreprise.

 

Lors de son premier jour de travail, remettez à votre nouveau collaborateur la Notice d’information du contrat santé collectif. Celle-ci précise les garanties, les modalités d’entrée en vigueur, mais également les exclusions relatives à la mutuelle collective.

 

Le bulletin d’adhésion à la mutuelle doit lui être remis ce même jour. Pour ce faire, vous pouvez soit utiliser la version papier du bulletin d’affiliation individuel M comme Mutuelle, soit utiliser notre portail d’affiliation en ligne. C’est la solution idéale pour simplifier vos démarches et celles de vos salariés.

 

Les employeurs ayant mis en place leur contrat de santé collective par DUE (décision unilatérale de l’employeur) doivent de plus, remettre à chaque salarié un document avec la DUE et les dispositions obligatoires, puis conserver le justificatif de remise des écrits aux salariés (LRAR, décharge de remise en mains propres) afin de bénéficier de l’exonération de charges sociales de l’URSSAF.

 

 

 

 

2. L’affiliation du salarié en pratique

 

Pour s’affilier, chaque nouvel employé devra remplir le bulletin individuel d’adhésion et nous transmettre les pièces justificatives : copie de l’attestation d’Assurance maladie pour chaque bénéficiaire, RIB (relevé d’identité bancaire), justificatifs pour les ayants droits éventuels, …

 

 

L’adhésion en ligne sur le portail M comme Mutuelle permet aussi bien au salarié qu’à l’employeur de faciliter ces démarches :

 

Pour vous, employeur, l’affiliation des salariés se pilote directement sur votre interface en ligne.
Vous contrôlez en temps réel l’avancement de l’affiliation.
Plus besoin de formulaire papier à récupérer.
On s’occupe de tout pour vous en direct avec vos salariés.
Vous disposez d’une vue d’ensemble de votre effectif, avec la liste des non affiliés, pour les cas de dispense notamment.

 

La gestion de la mutuelle collective devient simple, rapide, et intuitive.

 

 

Quant au salarié, il accède à une interface en ligne personnalisée depuis son ordinateur. Il peut ainsi compléter son bulletin d’affiliation de chez lui s’il le souhaite. Après avoir renseigné ses informations personnelles et choisi les options éventuelles de son contrat, il validera son adhésion pour être immédiatement enregistré.
L’adhésion à la mutuelle devient simple et intuitive. L’affiliation en ligne lui permettra en outre de recevoir sa carte de tiers payant dans des délais réduits.

 

 

 

 

 

3. Les cas de dispense d’adhésion

 

Dans certaines conditions, un salarié peut être dispensé d’adhérer au contrat santé collectif.

Lorsque le salarié a la volonté d’être dispensé de l’adhésion au contrat santé collectif, sa situation doit correspondre à l’un des cas prévus dans l’acte juridique de mise en place de la mutuelle collective dans votre entreprise.

 

Charge à lui de produire une demande par écrit ainsi que de fournir, si nécessaire, les justificatifs de dispense.
Ces documents sont à conserver par l’entreprise puisqu’ils pourront être demandés en cas de contrôle URSSAF.

 

A noter, pour certains cas de dispenses, la demande écrite est à renouveler chaque année.

 

 

 

 

Bon à savoir ! Rappel de la procédure à la sortie d’un salarié de l’entreprise

 

Une fois votre entreprise passée à la DSN (Déclaration Sociale Nominative) et votre logiciel de paie paramétré avec les références M comme Mutuelle, la DSN se substituera à la démarche de déclaration de radiation d’un salarié lorsqu’il quittera l’entreprise.

 

Vous n’avez plus qu’à signaler le jour de fin de contrat du salarié lorsque vous déposez la DSN sur le portail Net Entreprise au jour de la paie. Les informations de fin de contrat seront directement intégrées à notre système de données.

 

 

 

 

Une question ? Besoin d’un conseil ? Nos experts M comme Mutuelle vous accompagnent au quotidien dans l’intérêt de l’entreprise et du collaborateur. Prenons contact !